El director y fundador de Lider Print, especialista en ciencia de datos y transformación digital, analizó en San Nicolás Debate los costos invisibles de la gestión documental en empresas y organismos públicos, los errores más comunes a la hora de elegir equipos y por qué la oficina sin papel que se prometía en 2007 todavía no llegó.
En una nueva entrega de la temporada 32 de San Nicolás Debate, producido por la Federación de Comercio e Industria de San Nicolás y conducido por Baltasar Schubert, el invitado fue Oscar Bianchi —director y fundador de Lider Print, especialista en ciencia de datos, dirección de proyectos, visión artificial y transformación digital con IA—. Con más de veinte años asesorando a empresas y organismos públicos en gestión documental e impresión, Bianchi trajo al programa un tema que parece menor pero que impacta de manera significativa en los costos operativos de cualquier organización: los costos ocultos de imprimir mal.
La oficina sin papel: una promesa de 2007 que todavía no se cumplió
Bianchi abrió la conversación con una anécdota que situó históricamente el debate. En 2007, en una convención de distribuidores en Buenos Aires, comenzó a hablarse de la «oficina sin papeles». Los presentes se miraban con inquietud: ¿se terminaba el negocio? Casi veinte años después, la respuesta está clara. «Hospitales, organismos públicos, oficinas, empresas, siguen necesitando imprimir. Y no solo imprimir: también escanear, que es donde se hace la transición al mundo digital», señaló. En muchos entornos críticos —como una guardia médica atendiendo a un paciente— la impresión sigue siendo operativamente indispensable.
Paradójicamente, la digitalización no redujo el volumen documental: lo aumentó. Porque hoy se hacen más cosas, se generan más procesos y la carga documental crece aunque parte de ella sea digital. «A pesar de todos los avances, sigue siendo importante poder imprimir», dijo Bianchi con la convicción de quien lleva décadas viendo que la realidad es más compleja que las promesas tecnológicas.
El costo oculto más grande: cuando el equipo se para
La idea central de la entrevista fue la distinción entre los costos visibles de la impresión —tóner, papel, el precio de la impresora— y los costos ocultos que nadie calcula pero que en muchos casos son significativamente mayores. Bianchi fue directo al señalar cuál es el principal: el tiempo perdido cuando un equipo deja de funcionar en el momento menos oportuno.
«El problema real empieza cuando el equipo no funciona. Si se paró y tenés que ir a otro sector de la empresa para imprimir, o si tenés que imprimir un pliego de licitación y no te anda el equipo, los costos son infinitamente superiores al precio del tóner», explicó. Son costos de oportunidad, de demoras, de procesos interrumpidos, de personas que no pueden hacer su trabajo. Costos que no aparecen en ninguna factura pero que se sienten en la operación diaria.
Gestión documental: más allá de imprimir y escanear
Cuando Schubert preguntó por la gestión documental, Bianchi amplió el concepto más allá de lo físico. La gestión documental no es solo decidir qué se imprime y qué se digitaliza: es organizar el flujo completo de la documentación desde su origen hasta su destino final. «Muchas veces generás un documento, está en una versión de Excel en una computadora, en otra computadora es diferente, se guarda en carpetas que después nadie encuentra», describió. El caos documental digital es tan real como el del papel, y tiene consecuencias similares sobre la productividad.
La propuesta de Loder Print apunta a un enfoque integral: analizar qué documentación necesita cada organización, definir cómo se genera, cómo se digitaliza, cómo se almacena y cómo se recupera. «Hoy la gestión documental va mucho más allá de solo imprimir o escanear. Es organizar el flujo desde el inicio», dijo.
El consumo eléctrico: un costo que pocos miden
En un contexto de tarifas eléctricas en alza, Bianchi señaló que el tipo de equipos que una empresa usa también tiene impacto en su factura de luz. Los equipos obsoletos consumen significativamente más energía, tienen más fallas y requieren mayor mantenimiento. Los modernos, en cambio, entran en modo de bajo consumo cuando no se usan —prácticamente cero consumo en reposo— y solo demandan energía cuando están activos. «Hay muchos motivos por los cuales una flota de equipos modernos va a influir en el consumo eléctrico y se siente en los costos», señaló.
Los errores más comunes: comprar barato y no estandarizar
Al enumerar los errores más frecuentes que detecta en sus consultorías, Bianchi mencionó tres. El primero y más extendido: elegir la impresora más barata. «La impresora más barata es la que más cara te sale, porque los insumos son más caros, duran menos y necesitan más mantenimiento», dijo con la contundencia de quien lo ha visto repetirse durante dos décadas.
El segundo error es la falta de estandarización. Contó el caso de una empresa donde encontraron doce modelos de impresoras y ocho tipos de tóner diferentes. «Eso genera un costo de stock innecesario y una complejidad logística que se puede evitar simplemente eligiendo mejor», explicó. El tercero es la ausencia de mantenimiento preventivo: la cultura del «se arregla cuando se rompe» es la más cara de todas, porque las roturas siempre ocurren en el peor momento. «Con un mantenimiento preventivo sencillo y económico se evitan muchas roturas», señaló.
Vida útil y auditoría sin cargo
Sobre la durabilidad de los equipos, Bianchi aclaró que depende fundamentalmente de si se eligió la impresora correcta para el volumen de trabajo real. Cada equipo tiene un ciclo de copiado mensual y un volumen estimado de uso: cuando se respetan esos parámetros y se hace mantenimiento preventivo, la vida útil puede extenderse a cinco años o más. «La clave está en analizar bien qué impresora vamos a necesitar», resumió.
Lider Print —ubicada en Bolívar 574 de San Nicolás, con presencia en liderprint.com.ar y en Instagram como @liderprint_sn ofrece auditorías sin cargo para empresas, organismos e instituciones que quieran analizar su situación actual y encontrar oportunidades de mejora. «Vamos al cliente, analizamos la situación y recomendamos qué pueden hacer para optimizar sus costos», cerró Bianchi, dejando en claro que el primer paso siempre es conocer en detalle cómo son los procesos antes de proponer cualquier cambio.
